Cơ Hội Và Thách Thức Khi Làm Nghề Sale Xuất Khẩu

Khám phá cơ hội và thách thức khi làm nghề Sale xuất khẩu. Từ việc tìm kiếm khách hàng quốc tế đến quản lý hợp đồng và logistics, Nghiệp vụ xuất nhập khẩu sẽ giúp bạn hiểu rõ những yếu tố quan trọng trong ngành, cũng như cách vượt qua khó khăn để thành công trong lĩnh vực này qua bài viết sau đây.

Bài viết sau đây sẽ phân tích sâu và thực tế về nghề Sale Xuất khẩu (Export Sales), chỉ ra những cơ hội vàng như thu nhập không giới hạn (lương cứng, thưởng, hoa hồng), cơ hội đi công tác toàn cầu và phát triển kỹ năng toàn diện (ngoại ngữ, đàm phán, logistics).

Đồng thời, bài viết cũng "lột tả" những thách thức khắc nghiệt như áp lực doanh số (KPI) cực lớn, rào cản văn hóa, chênh lệch múi giờ và yêu cầu kiến thức nghiệp vụ "nặng đô" (Incoterms, L/C, chứng từ). Đây là cẩm nang thực chiến cho bất kỳ ai muốn theo đuổi và thành công trong lĩnh vực đầy cạnh tranh này.

1. Sức hấp dẫn và "Sự thật" của nghề Sale Xuất khẩu

Một bức ảnh check-in tại hội chợ Anuga (Đức), SIAL (Paris) hay Gulfood (Dubai). Một hợp đồng trị giá vài trăm ngàn đô la vừa ký. Những chuyến bay business class. Đó là "hào quang", là bề nổi rực rỡ mà người ngoài thường nhìn thấy ở nghề Sale Xuất khẩu.

Nhưng sự thật là gì?

Sự thật có thể là một đêm thức trắng lúc 2 giờ sáng để xử lý một lô hàng bị "rớt tàu" (roll-over). Sự thật là một cuộc gọi "căng như dây đàn" với khách hàng vì bộ chứng từ L/C bị ngân hàng từ chối thanh toán (discrepancy). Sự thật là hàng trăm email chào hàng bị từ chối, bị "bơ" đẹp trước khi có được một cái gật đầu.

>> Xem thêm: Khách Hàng Im Lặng Sau Báo Giá? Cách Sale Xuất Khẩu Xử Lý Hiệu Quả

Vậy, sale xuất khẩu là gì?

Nếu bạn nghĩ họ chỉ là người bán hàng, bạn đã sai. Một Sale Xuất khẩu không chỉ là người bán hàng. Họ là:

"Đại sứ thương hiệu": Người đầu tiên và duy nhất mang hình ảnh, sản phẩm, và uy tín của công ty (thậm chí là của sản phẩm Việt Nam) ra đàm phán với thế giới.

"Quản lý dự án A-Z": Họ là người chịu trách nhiệm toàn bộ vòng đời của một đơn hàng, từ khâu phân tích thị trường, tìm kiếm khách hàng quốc tế đến công đoạn cuối cùng là thu được tiền về tài khoản công ty.

Nghề này có thực sự "hái ra tiền" và "sang chảnh" như lời đồn?

2. Chân dung thực tế của một Sale Xuất khẩu: Bạn thực sự làm gì?

Lầm tưởng lớn nhất về nghề này là: "Chỉ cần giỏi tiếng Anh là làm được Sale XNK".

Đây là một sai lầm. Tiếng Anh chỉ là công cụ. Một Sale xuất nhập khẩu giỏi tiếng Anh mà không có nghiệp vụ, cũng giống như một "chiến binh" cầm kiếm nhựa ra trận. Công việc thực tế của họ cần nhiều kiến thức và kỹ năng hơn bạn tưởng rất nhiều.

Một ngày (và đêm) làm việc của một Sale XNK "thứ thiệt" bao gồm:

2.1 Tìm kiếm khách hàng quốc tế

Đây là công việc khởi đầu, đầy gian nan. Bạn sẽ phải tìm kiếm trên tất cả các nền tảng B2B như Alibaba, Global Sources, TradeKey...

Bạn phải học cách viết "cold email" (email chào hàng lạnh) làm sao để không bị vào mục spam.

Bạn phải lọc ra 10 khách hàng tiềm năng thực sự từ 1000 data "rác" thu thập được từ các hội chợ. Đây là công việc đòi hỏi sự kiên trì và bền bỉ theo định hướng đúng đắn rõ ràng.

2.2 Chào giá (Quotation) – Nghệ thuật & Nghiệp vụ

Đây là lúc nghiệp vụ lên tiếng. Khách hàng hỏi "Giá CIF cảng Hamburg?".

Bạn không thể "phán" bừa một con số.

Bạn phải tính giá vốn hàng bán (COGS).

Bạn phải hỏi bộ phận logistics (Forwarder) để lấy cước tàu (Ocean Freight) và phí bảo hiểm (Insurance) – đây chính là chữ 'C' và 'I' trong CIF.

Bạn phải tính toán các chi phí local charges (phí cầu cảng, THC, phí chứng từ...)

Cuối cùng, bạn cộng lợi nhuận (margin) mong muốn.

Sai lầm thường mắc phải của sale xuất khẩu mới vào nghề là báo giá CIF dựa trên cước tàu của tháng trước. Đến lúc hàng đi, cước tàu tăng gấp đôi (như khủng hoảng Biển Đỏ 2024), thế là công ty bạn lỗ ngay cả khi chưa bán được hàng.

2.3 Đàm phán (Negotiation) với đối tác nước ngoài

Đàm phán XNK không chỉ là "giá bao nhiêu?". Dân chuyên nghiệp sẽ đàm phán những thứ quan trọng hơn:

Điều kiện Incoterms: Chốt giá FOB (ai trả cước tàu?) hay EXW (bạn không cần lo vận chuyển?) hay DAP (bạn phải lo "tất tay" đến kho khách hàng)? Ai sẽ chịu rủi ro nếu tàu chìm? Đây là "tiền" cả đấy.

Phương thức thanh toán quốc tế: Bạn muốn T/T (chuyển tiền) đặt cọc 50% hay 100%? Hay khách hàng yêu cầu mở L/C (Tín dụng thư)? Chấp nhận L/C đồng nghĩa với việc bạn phải tuân thủ một bộ quy tắc chứng từ "nghiêm ngặt như quân đội".

2.4 Quản lý đơn hàng

Ký được hợp đồng mới là bắt đầu. Bạn cần theo sát và xử lý đơn hàng từng bước:

"Giục" nhà máy sản xuất đúng tiến độ, đúng chất lượng.

"Book" tàu với Forwarder (hãng vận tải) để lấy chỗ, lấy container. Mùa cao điểm, việc này còn khó hơn mua vé xem show BlackPink.

2.5. Quản lý chứng từ (Documentation)

Sale xuất khẩu phải phối hợp với bộ phận chứng từ (Docs) để phát hành một bộ hồ sơ chứng từ xuất nhập khẩu đầy đủ, đúng, chuẩn bao gồm các chứng từ cơ bản:

Hợp đồng (Sales Contract)

Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)

Phiếu đóng gói (Packing List)

Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) – để khách hàng được miễn thuế nhập khẩu.

Vận đơn (Bill of Lading - B/L) – linh hồn của lô hàng.

Và hàng loạt giấy tờ "con" khác (Chứng thư kiểm dịch, Hun trùng...)

Chỉ cần một lỗi nhỏ không đồng nhất chứng từ trong bộ chứng từ, hay sai sót nhỏ nào khác, bộ chứng từ L/C của bạn sẽ bị ngân hàng từ chối thanh toán.

2.6 Sale xuất khẩu xử lý khủng hoảng

Đây mới là công việc thực sự của Sale XNK. Khách hàng không gọi cho bạn lúc 2 giờ sáng để khen hàng đẹp. Họ gọi khi có vấn đề. Và sale xuất khẩu cần có kỹ năng và đưa ra cách xử lý phù hợp, có lợi cho cả đôi bên. Giúp lô hàng được vận chuyển thuận lợi.

2.7 After-sales (Chăm sóc sau bán hàng)

Sau khi xuất được lô hàng thành công. Sale xuất khẩu cần duy trì quan hệ, xử lý khiếu nại (nếu có), và quan trọng nhất tạo kết nối để có được những đơn hàng tiếp theo.

3. 4 Cơ Hội Vàng Của Nghề Sale Xuất khẩu

Nếu bạn vượt qua được những công việc "khó nhằn" ở trên, "phần thưởng" nhận lại là vô cùng xứng đáng.

3.1 Thu nhập không giới hạn (Lương + Thưởng + Hoa hồng)

Đây là lý do hấp dẫn nhất. Cấu trúc thu nhập của Sale XNK thường là:

Thu nhập = Lương cứng + Thưởng KPI + % Hoa hồng (Commission)

Lương cứng: Chỉ là "tiền xăng xe", "tiền cà phê", thường dao động từ 10-20 triệu VNĐ tùy kinh nghiệm.

% Hoa hồng: Đây mới là "mỏ vàng". Bạn có thể nhận 1-5% trên giá trị FOB/doanh thu/lợi nhuận của mỗi container, mỗi đơn hàng bạn mang về.

Thực tế: Một Sale XNK "cứng" (senior) có tệp khách hàng ổn định, việc kiếm 50, 100, hay thậm chí 200 triệu VNĐ/tháng là hoàn toàn khả thi trong những mùa cao điểm. Thu nhập của bạn không có giới hạn (uncapped), nó phụ thuộc vào năng lực "săn" đơn hàng của bạn.

3.2. "Passport to the World" - Mở mang tầm mắt toàn cầu

Nghề sale xuất khẩu mang lại cơ hội "xuất ngoại" mà ít nghề nào có được.

Tham gia hội chợ quốc tế (Trade Fairs): Bạn sẽ đại diện công ty đứng "gác" gian hàng tại các hội chợ chuyên ngành hàng đầu thế giới (Anuga, SIAL, Ambiente...) tại Đức, Pháp, Nhật, Mỹ, Dubai...

Thăm khách hàng (Visit clients): Công ty tài trợ bạn bay sang châu Âu, châu Mỹ... để thăm nhà máy, văn phòng của đối tác, thắt chặt quan hệ.

Tác động: Đây không phải là du lịch. Đây là cơ hội bạn tiếp xúc trực tiếp với các nền văn hóa khác nhau, làm giàu vốn sống, và xây dựng một tư duy toàn cầu (global mindset) cởi mở.

3.3 Phát triển kỹ năng "All-in-One" (Tất cả trong một)

Nếu bạn "sống sót" 2 năm trong nghề Sale XNK, bộ kỹ năng tổng hợp của bạn có thể "chấp" người làm nghề khác 5 năm. Bạn sẽ trở thành một "chiến binh" đa năng:

Ngoại ngữ: Tiếng Anh thương mại (viết email, đàm phán, xử lý phàn nàn) của bạn sẽ lên trình "thượng thừa".

Đàm phán "Cáo Già": Bạn học được cách đàm phán với những "tay chơi" quốc tế sành sỏi.

Nghiệp vụ "Cứng": Bạn "ăn nằm" với Incoterms, "thuộc lòng" quy trình L/C (UCP 600), hiểu rõ về Logistics và Bảo hiểm hàng hóa.

Quản trị rủi ro: Kỹ năng đắt giá nhất. Bạn "ngửi" thấy mùi rủi ro ở đâu: một điều khoản hợp đồng bất lợi, một yêu cầu thanh toán lạ, một đối tác có dấu hiệu lừa đảo.

3.4 Mạng lưới quan hệ (Networking) và Cơ hội "Ra Làm Riêng"

Bạn không chỉ có network là khách hàng. Bạn có network là các công ty logistics (forwarder), hãng tàu, ngân hàng, và các nhà cung cấp.

Đây chính là "bệ phóng" cho sự nghiệp của bạn. Rất nhiều Sale XNK giỏi, sau 5-7 năm, khi đã có tệp khách hàng trung thành và "cứng" nghiệp vụ, họ sẽ tự "ra làm riêng" (start-up):

Mở công ty Trading (Thương mại) của riêng mình.

Mở công ty Forwarder (Logistics) dựa trên quan hệ có sẵn.

4. 4 Thách Thức Khắc Nghiệt Nhất Khi Làm Nghề Sale Xuất Khẩu

Bây giờ, hãy nói về "cái giá" của những "trái ngọt" ở trên. Đây là phần "thử lửa" để xem bạn có thực sự hợp với nghề này không.

4.1 Áp lực Doanh số (KPI) - "No Sales, No Life"

Đây là thách thức số 1 và là bản chất của nghề Sales.

Bạn là người "mang tiền về" cho công ty. Mọi chi phí vận hành, lương bổng của các bộ phận back-office đều trông chờ vào doanh số của bạn.

Áp lực là hàng ngày, hàng quý. Bạn có thể không có đơn hàng 1-2 tháng (do thị trường, mùa vụ). Nhưng nếu 1 quý trôi qua mà "móm" (không có số), bạn sẽ tự động "biết phải làm gì".

Áp lực đến từ sếp, từ tài chính công ty, và từ chính % hoa hồng (thu nhập) của bạn. Nghề này không có chỗ cho sự "an phận".

4.2 Rào cản Văn hóa & Múi giờ

Bạn đang làm việc với toàn thế giới, và thế giới không vận hành như Việt Nam.

Văn hóa kinh doanh (Business Culture):

Làm việc với người Nhật: Họ cực kỳ chi tiết, đúng hẹn "từng phút", coi trọng chất lượng tuyệt đối.

Làm việc với người Ấn Độ, Trung Đông: Họ là bậc thầy trả giá (haggling), rất "dai" và quan tâm đến quan hệ cá nhân.

Làm việc với người Mỹ: Thẳng thắn, nhanh gọn, "Yes" là "Yes", "No" là "No".

Làm việc với người Châu Âu (Đức, Pháp): Coi trọng luật lệ, hợp đồng, và các tiêu chuẩn (ISO, CE...).

Hậu quả: Hiểu sai văn hóa, dùng sai cách tiếp cận -> Mất đơn hàng.

Chênh lệch múi giờ (Time Zone):

Đây là "đặc sản". Bạn sẽ phải quen với việc họp online lúc 10 giờ đêm (với khách Mỹ) hoặc 5 giờ sáng (với khách EU).

Khách hàng sẽ nhắn tin, gọi điện cho bạn lúc nửa đêm (vì bên họ đang là giờ hành chính). Bạn phải học cách cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân (work-life balance), nếu không muốn bị "burn-out".

4.3 Kiến thức nghiệp vụ "Nặng Đô" và Rủi ro "Mất Tiền"

Đây là "gai nhọn" chí mạng, phân biệt giữa Sale XNK nghiệp dư và Sale XNK chuyên nghiệp. Như đã nói, tiếng Anh giỏi chỉ là cần. Nghiệp vụ giỏi mới là đủ.

Rủi ro Incoterms (Điều kiện thương mại):

Khách hàng yêu cầu bạn báo giá DAP (Giao tại kho khách ở Berlin). Bạn báo giá sai, quên tính phí thông quan nhập khẩu hoặc thuế VAT tại Đức. Công ty bạn sẽ phải móc tiền túi trả hàng trăm triệu đồng cho khoản này.

Bạn bán hàng giá FOB (Giao hàng lên tàu). Tàu vừa rời cảng, gặp bão chìm. Hàng mất trắng. Khách hàng chưa trả tiền. Rủi ro này ai chịu? (Câu trả lời: Tùy vào hợp đồng, nhưng Sale XNK là người phải biết điều này trước khi ký).

Rủi ro Thanh toán (Payment Risk):

T/T (Chuyển tiền): Bạn "ngây thơ" đồng ý cho khách T/T trả sau 100% (nhận hàng rồi mới trả tiền). Khách "bùng" hàng -> Công ty bạn mất trắng.

L/C (Tín dụng thư): Bạn nghĩ L/C là an toàn tuyệt đối? Sai! Ngân hàng chỉ làm việc với "chứng từ", không phải "hàng hóa". Bộ chứng từ của bạn chỉ cần sai một dấu phẩy (ví dụ: tên cảng "Hai Phong" gõ nhầm thành "Haiphong") -> Ngân hàng có quyền từ chối thanh toán -> Tiền của bạn bị "treo" lơ lửng, và bạn phải "cầu xin" khách hàng chấp nhận lỗi sai đó.

Chốt lại: Sale XNK phải là người Quản trị Rủi ro trước khi là người Bán hàng. Bạn đang bán một hợp đồng trị giá hàng tỷ đồng, không phải một món hàng vài chục ngàn.

4.4 Xử lý khủng hoảng (Khả năng "Chịu Đòn")

Công việc thực sự của bạn là xử lý những "cơn đau tim" này:

"Sếp ơi, nhà máy báo không kịp tiến độ giao hàng!"

"Alo, Forwarder báo tàu 'delay' (trễ) 1 tuần, khách hàng dọa phạt hợp đồng!"

"Sếp ơi, hàng bị hải quan giữ lại vì sai mã HS!"

"Khách hàng vừa gửi email, hàng đến nơi bị lỗi chất lượng, họ đòi bồi thường 50%!"

"Sếp ơi, khách không chịu thanh toán 30% còn lại!"

Những lúc này, Sale XNK là người "đứng mũi chịu sào". Bạn không thể hoảng loạn. Bạn phải bình tĩnh, phối hợp với nhà máy, logistics, và đàm phán với khách hàng để tìm ra giải pháp "ít đau thương" nhất.

5. Lộ trình phát triển & Tố chất "Vàng" để thành công

Vậy, ai là người phù hợp để trở thành "chiến binh" Sale XNK?

Tố chất "Vàng" cần có:

"Lì đòn" (Resilience): Đây là tố chất quan trọng nhất. Bạn sẽ bị từ chối 100 lần trước khi có 1 đơn hàng. Bạn sẽ đối mặt với khủng hoảng. Nếu không "lì", bạn sẽ bỏ cuộc sau 3 tháng.

Cẩn thận, Tỉ mỉ (Detail-oriented): Với con số, hợp đồng, và đặc biệt là CHỨNG TỪ. Một sai lầm nhỏ, công ty mất tiền tỷ.

Kỹ năng Giao tiếp & Đàm phán (Communication & Negotiation): Khả năng thuyết phục, lắng nghe và "đọc vị" đối tác.

Chủ động & Tự học (Proactive & Self-learning): Luật XNK, chính sách thuế, thị trường... thay đổi hàng ngày. Không ai "dạy" bạn, bạn phải tự cập nhật.

Lộ trình thăng tiến (Career Path) tiêu biểu:

• Giai đoạn 1 (0-2 năm): Sales Executive (Nhân viên kinh doanh) -> Tập trung học nghiệp vụ, tìm khách.
• Giai đoạn 2 (3-5 năm): Team Leader / Sales Manager -> Dẫn dắt đội nhóm, quản lý thị trường lớn.
• Giai đoạn 3 (5+ năm): Sales Director (Giám đốc kinh doanh) -> Hoạch định chiến lược toàn công ty.

Ngã rẽ: Mở công ty riêng (Trading, Logistics) hoặc chuyển sang làm Chuyên gia Thu mua (Purchasing) cho các tập đoàn đa quốc gia.

Có nên theo đuổi nghề Sale Xuất khẩu?

Nghề Sale Xuất khẩu là một nghề "vàng mười" nhưng cũng "thử lửa" bậc nhất. Nó không phải là một công việc văn phòng an nhàn. Nó là một "thương trường" thực thụ.

Nó mang lại cơ hội làm giàu nhanh chóng, vươn ra thế giới, và rèn luyện bạn thành một chuyên gia toàn diện. Nhưng đổi lại, nó đòi hỏi sự dấn thân, áp lực cực lớn, trí tuệ sắc bén và một tinh thần "thép".

Nghề này không dành cho những người "an phận". Nó dành cho những "chiến binh" thực thụ, những người dám chấp nhận thách thức để đổi lấy phần thưởng xứng đáng.

Và để trở thành một "chiến binh" giỏi, bạn không thể "tay không bắt giặc" hay chỉ học mót qua Google. Bạn bắt buộc phải trang bị kiến thức nghiệp vụ (Incoterms, L/C, Logistics, Chứng từ) một cách bài bản và chuyên sâu.

Tham gia các khóa học Sale Xuất khẩu thực chiến (như tại Lê Ánh XNK) là con đường ngắn nhất và an toàn nhất. Đó là nơi bạn được học hỏi kinh nghiệm "xương máu" trực tiếp từ các chuyên gia, giúp bạn có được bản đồ, vũ khí, và áo giáp để tự tin bước ra chiến trường, tránh được những rủi ro "mất tiền tỷ" mà rất nhiều người mới đã vấp phải.

Xuất nhập khẩu Lê Ánh không chỉ là đơn vị đào tạo khóa học xuất nhập khẩu thực tế cho người mới bắt đầu, trung tâm tập trung đào tạo chuyên sâu giúp học viên nâng cao chuyên môn ở từng vị trí công việc cụ thể thông qua các khóa học chuyên sâu như: 

+ Khóa học Thanh toán Quốc tế Chuyên sâu

+ Khóa học Xuất nhập khẩu Thực tế dành cho Doanh nghiệp (Inhouse)

+ Khóa học Mua hàng Quốc tế Thực chiến

+ Khóa Học Sale Xuất Khẩu Chuyên Sâu - Nghệ Thuật Bán Hàng Quốc Tế

+ Khóa Học Báo Cáo Quyết Toán Hải Quan Chuyên Sâu

+ Khóa học Khai báo Hải quan Chuyên sâu

+ Khóa học chứng từ Xuất nhập khẩu & Logistics chuyên sâu

+ Khóa học Chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O)

+ Khóa học Khởi nghiệp Kinh doanh Xuất nhập khẩu

+ Khóa học tra mã HS chuyên sâu

+ Khóa học Sale Logistics Chuyên sâu

Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chi tiết về các khóa học xuất nhập khẩu tại TPHCM, Hà Nội và học online: 0904.84.8855

Ngoài các khóa học xuất nhập khẩu - logistics chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán online - offline, khóa học hành chính nhân sự chuyên nghiệp chất lượng tốt nhất hiện nay.

Thực hiện bởi: XUẤT NHẬP KHẨU LÊ ÁNH - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO XUẤT NHẬP KHẨU THỰC TẾ SỐ 1 VIỆT NAM